Politique de confidentialité

Mise à jour : 21 octobre 2026

Portail+ est le portail interne de la Pharmacie de Trévoux. Il centralise les échanges de l’équipe, les emplois du temps, les documents et les outils de gestion de l’officine. Les espaces de travail sont réservés aux utilisateurs autorisés ; cette page est accessible sans connexion.

1. Responsable et contact

La Pharmacie de Trévoux détermine les usages et les habilitations de son portail interne. Son interlocuteur pour l’administration du portail et les demandes concernant les données personnelles est Nicolas Marchand. Contact : pharmacie.trevoux@gmail.com.

2. Données et finalités

• Comptes et sécurité : identité, coordonnées de connexion, mot de passe conservé sous forme de condensat, droits, sessions et événements de sécurité, pour authentifier les utilisateurs et protéger les accès.
• Organisation et ressources humaines : renseignements des collaborateurs, documents professionnels, créneaux, postes, absences, demandes de congés et évaluations de services, pour organiser le travail et les démarches internes. Certaines informations sont réservées aux administrateurs ou aux personnes concernées.
• Communication et activité : messages, destinataires, réponses, pièces jointes, indicateurs de lecture, coordonnées des fournisseurs, opérations merchandising, challenges et suivis qualité, pour assurer la collaboration et le suivi de l’activité.
• Commandes programmées : les renseignements saisis peuvent comprendre l’identité d’un patient et son traitement. Ils font l’objet d’un accès renforcé. Ne saisir que les informations nécessaires ; l’utilisation de données de santé doit respecter les conditions d’hébergement, d’habilitation et les obligations professionnelles applicables, à vérifier avec la direction de la pharmacie.

Les traitements relatifs à la gestion de l’emploi reposent, selon leur objet, sur l’exécution de la relation contractuelle ou les obligations légales de l’employeur. L’organisation interne et la sécurité reposent sur l’intérêt légitime de la pharmacie à gérer et protéger son activité, dans le respect des droits des personnes. Ces bases ne dispensent pas de déterminer les conditions spécifiques applicables aux données sensibles. Les autorisations Google sont accordées et révocables par le titulaire du compte connecté.

3. Connexions à Google : accès, utilisation et partage

Seul un administrateur peut connecter le compte Google de la pharmacie. Portail+ reçoit des informations de compte (adresse e-mail et vérification de cette adresse) pour vérifier que le compte autorisé est celui de la pharmacie, ainsi que les jetons nécessaires au maintien de la connexion.

• Google Agenda : accès en lecture à la liste des agendas et aux événements de l’agenda sélectionné. Le portail utilise notamment l’identifiant, le titre, les dates, le lieu et la description des événements pour afficher l’agenda partagé, les rappels choisis et les informations de l’accueil. Les événements visibles sont partagés avec les collaborateurs habilités. Portail+ ne modifie pas les événements Google à travers cette connexion.
• Gmail : autorisation d’envoi de messages depuis pharmacie.trevoux@gmail.com, pour les invitations, les messages aux laboratoires, les documents transmis à la demande d’un utilisateur et les rappels programmés. L’envoi transmet à Google les adresses destinataires, l’objet, le contenu et les éventuelles pièces jointes. La connexion Gmail du portail ne demande pas de droit de lecture de la boîte de réception.
• Limitation d’usage : les données issues des API Google servent uniquement aux fonctionnalités annoncées. Elles ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires. Ces connexions ne déclenchent aucune analyse de leurs données par un service d’intelligence artificielle. L’accès humain est limité aux personnes habilitées pour les besoins du service, de la sécurité ou d’une obligation légale.

L’utilisation et le transfert par Portail+ d’informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d’utilisation limitée (« Limited Use »).

4. Prestataires et destinataires

Les données sont accessibles à l’équipe selon les droits attribués, aux administrateurs et aux prestataires nécessaires aux fonctions utilisées. Les destinataires extérieurs (commercial, laboratoire ou signataire, par exemple) reçoivent les informations transmises au moyen de la fonction concernée.

Le portail et sa base sont hébergés chez Render, dans la région de Francfort pour la base actuellement utilisée. Google assure les connexions Agenda et l’envoi Gmail. Les fonctions facultatives de lecture de documents peuvent transmettre le fichier fourni à l’API OpenAI afin de proposer une extraction à contrôler ; cette opération n’est pas déclenchée par la connexion Google. La signature électronique repose sur Youtrust lorsqu’elle est configurée. Un lien WhatsApp ouvre ce service externe et lui transmet le numéro ciblé ; les échanges suivent ensuite ses règles.

Certains prestataires peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen selon leurs propres conditions et garanties de transfert. Pour connaître les prestataires activés et les garanties applicables au traitement concerné, contactez l’administrateur. Informations : Render, Google, OpenAI.

5. Conservation et suppression

• Communication : les messages non archivés expirent après 15 jours, ou plus tôt si une date d’expiration a été fixée. Une copie archivée par un destinataire peut rester conservée jusqu’à sa suppression.
• Températures : les relevés et les informations associées sont purgés après trois ans.
• Compte et documents : conservés pendant leur utilité pour l’activité et, le cas échéant, pour les obligations de conservation applicables. La désactivation d’un compte coupe son accès mais ne supprime pas automatiquement son historique. Les autres rubriques ne disposent pas toutes d’une purge automatique ; leur conservation et leur suppression relèvent de l’administration de la pharmacie.
• Google : les jetons sont conservés chiffrés tant que la connexion est maintenue. La déconnexion depuis les paramètres du portail supprime les jetons locaux ; la déconnexion Agenda supprime aussi le cache local des événements. Les traces ou messages déjà créés et les e-mails envoyés peuvent subsister selon leur propre durée de conservation. La suppression dans le portail n’efface pas les messages déjà délivrés chez Google ou chez leurs destinataires.
• Sauvegardes : une suppression dans l’application n’efface pas instantanément les copies de sauvegarde ; celles-ci suivent le cycle de conservation de l’hébergement.

6. Sécurité et stockage sur votre appareil

Les connexions au portail utilisent HTTPS. Les droits sont contrôlés côté serveur, les mots de passe sont hachés et certaines données sensibles et autorisations sont chiffrées. L’espace des commandes dispose d’une protection supplémentaire. Aucun dispositif ne garantit une sécurité absolue : signalez rapidement tout incident.

Un cookie technique maintient la session (durée maximale prévue de huit heures). Le stockage local du navigateur conserve notamment les préférences d’affichage et l’organisation des tuiles. Aucun outil publicitaire ou de mesure d’audience tiers n’est intégré à ces pages.

7. Vos droits et révocation Google

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification et, selon les conditions applicables, leur effacement, la limitation du traitement, leur portabilité ou vous opposer au traitement. Une obligation de conservation peut limiter une demande d’effacement. Adressez votre demande à pharmacie.trevoux@gmail.com en précisant les informations concernées. Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire.

Vous pouvez retirer les autorisations Google depuis les connexions de votre compte Google. Un administrateur peut également déconnecter Gmail dans Collaborateurs et Google Agenda dans Agenda. Ce retrait interrompt les fonctionnalités correspondantes ; il n’annule pas les envois passés.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

8. Évolution

Cette page est mise à jour lorsque les fonctionnalités ou les pratiques évoluent. La date figurant en tête permet d’identifier la version en vigueur. Pour toute question, contactez l’administrateur.